CONCEPTO Y OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN

ADMINISTRACIÓN  GENERAL

CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN:

Es un proceco muy particular consistente en las actividades de planeación, organización, ejecución y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION

PLANEACION:  ¿Qué se quiere hacer?

La planeación implica seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones necesarias para cumplirlos, y requiere por lo tanto de la toma de decisiones; esto es, de la elección de cursos futuros de acción a partir de diversas alternativas.

 IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

·         Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

·      Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.

·      Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores   garantías de éxito.
       Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.

·       Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.

·      Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

·     La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos.

·         Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

ORGANIZACIÓN: ¿Cómo se va ha hacer?

Organización es la parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa. La estructura es intencionada en el sentido de deba garantizar la asignación de todas las tareas necesarias para el cumplimiento de las metas, asignación que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar esas tareas.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN

·        Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).

·     Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos.

·     Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.

·    Evita lentitud e ineficiencia.

·    Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Principios de la Organización

·  DEL OBJETIVO

Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organización deben estar relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa. Esto nos dice que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr los objetivos.

·  ESPECIALIZACIÓN

Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la realización de una sola actividad. El trabajo se llevará a cabo mas fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras más especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

·  JERARQUÍA

Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.

·  PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados.

·  UNIDAD DE MANDO

Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no deberán reportar mas de un superior porque si el empleado recibe ordenes de mas de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusión, ineficiencia y fuga de responsabilidad.

·  DIFUSIÓN

Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con dicha autoridad y responsabilidad. Por otra parte la relación de labores no debe hacerse con demasiado detalle.

·  AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL

Debe haber un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no este sobrecargado y pueda, en determinado momento, atender funciones de mayor importancia.

·  DE LA COORDINACIÓN

Siempre deberán mantenerse en equilibrio las unidades de una organización. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones

·  CONTINUIDAD

La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente.

Problemas para determinar los niveles de la organización: Costo, comunicación, planeación y control.

Factores que determinan un tramo eficaz:

(capacidades del supervisor)

·         Entender rápidamente.

·         Llevarse bien con los compañeros.

·         Ganarse la lealtad y el respeto.

·         Incrementar la habilidad para reducir el tiempo que pasa con los subordinados

DIRECCIÓN: Ver que se haga

La dirección es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración. Todos los administradores coincidirán en que sus problemas más importante son los que resultan de los individuos (sus deseos y actitudes, su comportamiento individual y en grupos) y en que los administradores eficaces deben ser al mismo tiempo lideres eficaces.

IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN

·         Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.

·         A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional

·         La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.

·         Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización y en la eficacia de los sistemas de control.

·         A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

CONTROL: ¿Cómo se ha realizado?

El control consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de éstas.

CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION

UNIVERSALIDAD: La administración se da donde quiera que existe un organismo social (estado, ejército, empresas, iglesias, familia, etc.), porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios.

ESPECIFICIDAD: La administración tiene sus propias características las cuales son inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompañada siempre de ellas (funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc.), son completamente distintas.

UNIDAD TEMPORAL: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos.

UNIDAD JERÁRQUICA: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo”. Respetándose siempre los niveles de autoridad que están establecidos dentro de la organización.

VALOR INSTRUMENTAL: La administración es un instrumento para llegar a un fin, ya que su finalidad es eminentemente práctica y mediante ésta se busca obtener resultados determinados previamente establecidos.

FLEXIBILIDAD: La administración se adapta a las necesidades particulares de cada organización.

AMPLITUD DE EJERCICIO: Esta se aplica en todos los niveles jerárquicos de una organización.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION

La administración es una actividad de máxima importancia dentro del que hacer de cualquier empresa, ya que se refiere al establecimiento, búsqueda y logro de objetivos. Todos somos administradores de nuestras propias vidas, y la práctica de la administración se encuentra en cada una de las facetas de la actividad humana, negocios, escuelas, gobierno, familia, etc.
El establecimiento y logro de objetivos, son tareas retadoras y productivas para cualquier tamaño de empresa, y descubriremos que los obstáculos administrativos que se nos presentan para lograr nuestro éxito, son muy similares en todo tipo de actividad empresarial.